ARZ Aktuell

30.06.2009DMS - DokumentenManagementSystem

DMS ist ein Thema, das in den vergangenen Jahren zu vielen (Rück-)Fragen und Diskussionen geführt hat. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über den derzeitigen Stand und einen Ausblick auf die zukünftigen Entwicklungen geben.

Überblick

Mit dem Release 10/2008 wurde der bisher größte Meilenstein für das DMS umgesetzt: die Integration in arctis. Die Umsetzung dieses Punktes sollte sich seitdem als Initialzünder für dieses Produkt erweisen. Nahezu alle DMS-Altbanken wurden seitdem auf DMS migriert. Weiters haben bereits einige Banken die Möglichkeit wahrgenommen, DMS Neu einzusetzen. Viele Kundenwünsche wurden rasch erfüllt, um das tägliche Arbeiten mit DMS noch einfacher zu gestalten. Neben den bisherigen Vorteilen wie Verlustabsicherung und gleichzeitige Online-Verfügbarkeit kommt vor allem die rasche Vertrautheit und somit Kundenakzeptanz aufgrund der bekannten arctis-Oberfläche zum Tragen.

Bereits mit dem Release 2/2009 wurden mit den Punkten „Nachbeschlagwortung durch Workflow“ und „Deckblattdruck in arctis“ die nächsten Anforderungen umgesetzt.

Bei der „Nachbeschlagwortung durch Workflow“ geht es darum, fehlende Indexdaten, die für Suchabfragen benötigt werden, automationsunterstützt zu vervollständigen. Dies wurde mit der vorhandenen Serviceprozesslogik realisiert.

Mit dem „Deckblattdruck in arctis“ können Dokumente ohne Barcode bzw. ohne indizierten Barcode in das DMS eingelagert werden. Somit ist es zum Beispiel möglich, eingescannte Legitimationenim arctis-DMS anzeigen zu lassen.

Die positive Entwicklung setzte sich mit dem Release 4/2009 fort. Es wurde die Voraussetzung geschaffen, alle Dokumente auch außerhalb des arctis-Kundenaktes in das DMS zu integrieren. So können zum Beispiel Personalakte, Pressearchive usw. in das DMS eingebracht und automatisch in der vorgesehenen Ablagestruktur abgelegt werden. Dazu wurden ein Deckblattdruck und ein Barcodeservice für alle nicht arctis-relevanten Dokumente geschaffen. Durch den Beschlagwortungsclient können Dokumente nachträglich beschlagwortet werden. Weiters wurde mit dem Desktop Enabler ein DMS-Druckertreiber entwickelt, der es ermöglicht, über den „Drucken“-Button in verschiedenen Anwendungen das Formular im DMS direkt einzulagern, ohne dieses ausdrucken und scannen zu müssen.

Aufgrund der zu erwartenden Mengensteigerungen hat sich das ARZ entschlossen, die DMS-Preise wesentlich zu reduzieren. Die Einlagerung wurde um circa 85 Prozent auf 4 Euro/100 MB gesenkt und die Bereithaltung um circa 75 Prozent auf 1,25 Euro/100 MB. In diesem Zusammenhang wurde das Verrechnungsmodell auf Speichermenge umgestellt. Das DMS-Produkt ist dadurch auch preislich höchst attraktiv.

Eine erste Scannerevaluierung hat im Juni 2009 stattgefunden. Derzeit stehen zwei Multifunktionsgeräte und andere Scanner mit einem X3-Client zum Einsatz bereit.

Mit den aktuell verfügbaren Funktionen hat das ARZ einen großen Bogen vom Kreditarchiv zu einem wirklichen Management von Dokumenten wie zum Beispiel einem Kreditakt geschlagen.

Ausblick

In den nächsten Monaten werden die vorhandenen Basisfunktionalitäten weiter ausgebaut. So wird zum Beispiel die Funktion „Scan-to-file/folder“ weiter automatisiert werden.

Parallel dazu wird an weiteren Einsatzfeldern für das DMS gearbeitet. So werden in Kürze auf Wunsch auch die GEOS-Belege im DMS verfügbar sein. Auch das zu evaluierende virtuelle Schließfach wird auf dem DMS aufbauen. Mit der Umsetzung dieses Projektes besteht nachfolgend die Möglichkeit, Konten- und Kundenbelege vom Kundenberater bei Bedarf ausdrucken zu lassen. Diese müssen nicht mehr physisch am Schalter bereitgehalten werden.

Auch das in Umsetzung befindliche „arctis Kredit“ setzt DMS voraus.

Wenn wir weiter in die Zukunft schauen, so sehen wir noch etliche Möglichkeiten für den Einsatz von DMS. Diese Schritte wollen wir mit unseren Kunden gemeinsam gehen. Dies ist der Beginn einer Reise, die uns zur Vision „DMS 2019“ führt. Hier soll dieses Produkt großflächig und qualitativ hochwertig verfügbar und integriert sein.

Für weitere Informationen und Fragen stehen Ihnen als Ansprechpartner für den Kundenbetreuungsbereich Ost Michael Litschauer und für den Kundenbetreuungsbereich West Nicolas Krenmayr zur Verfügung.